Служебная записка на совещание

Содержание

Правила и нормы составления Докладной записки (оформляем по образцу)

Служебная записка на совещание

Активную деятельность любого государственного или коммерческого предприятия невозможно представить без хождения внутренней деловой документации. Именно правильно оформленные информационные документы являются важными опорными элементами при принятии тех, или иных решений, отстаивании интересов организации и отдельных ее сотрудников.

Сегодня мы поговорим об одном из таких документов, называемым докладной запиской, с помощью которого принято доводить до сведения руководства те либо иные факты. Для вас мы подготовили типичные образцы документа и примеры его заполнения.

Докладная записка представляет собой информационно-справочный документ, составляемый в том случае, когда необходимо донести до начальства сведения, например, о положении дел на предприятии, возникших трудовых спорах внутри коллектива, некорректном поведении отдельных сотрудников на рабочем месте (дисциплинарных нарушениях, непозволительном поведении) и т.д.

Считается, что единообразной формы, которой должны соответствовать содержание и оформление записки нет. Это не так, поскольку составление внутренних документов организации регламентировано, по крайней мере, общими правилами написания делового письма.

Записки классифицируются в зависимости от своего содержания на

  1. Информационные (доводящие до сведения руководства определенные сведения);
  2. Инициативные (через них сотрудник передает предложения по улучшению организации);
  3. Отчетные (сообщающие информацию об определенном этапе в деятельности организации);

И, еще одна классификация, на внутренние и внешние – в зависимости от адресата (записка направляется либо одному из руководящих лиц организации или в вышестоящие органы).

Чем отличается служебная от докладной?

Все довольно просто. Служебная – это один большой класс документов, к которому можно отнести записки различного назначения, перемещающиеся внутри предприятия. Докладная это уже подкласс, входящий в класс служебных. В этом и заключается разница между ними.

Схема составления записки на провинившегося сотрудника

Четко регламентированного способа составления записки нет: пишется она либо в свободной форме, либо в соответствии с унифицированным образцом, если таковой зафиксирован локальными нормативными актами организации.

Общее требования к написанию этого документа – соблюдение правил деловой переписки: излагаться информация должна четко, логично, события – в хронологическом порядке, грамотно – без пунктуационных орфографических и стилистических ошибок: если нарушены требования техники безопасности – излагаются факты и их последствия (возможны или уже наступившие), без личностной оценки произошедшего.

При составлении документа в качестве опоры можно использовать национальный стандарт составления организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Важно помнить, что докладная записка – это деловой документ, официально заверенный подписью составителя, поэтому и заполнять его необходимо как официальную бумагу.

Порядок составления документа, в соответствии с правилами оформления официальных бумаг, должен выглядеть следующим образом:

  • Для написания документа используется фирменный бланк организации. В его отсутствие записку можно составить на листе А4;
  • В правом верхнем углу указывается адресат в лице руководителя, с указанием должности, фамилии, имени и отчества в родительном падеже. Например, «директору ООО «Организация» Сидорову Ивану Петровичу»;
  • Под этой записью указываются данные составителя в родительном падеже. Например, «от специалиста отдела контроля качества Иванова Михаила Александровича»;
  • Ниже, в середине бланка указывается называние документа. Например, «служебная записка о нарушении должностных обязанностей»;
  • Далее – основная часть, текст, в котором излагаются факты происшествия и указываются данные провинившегося сотрудника (ФИО, должность);
  • В заключении – подпись составителя с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Грамотный образец в 2020 году

Мы подготовили для вас несколько типичных образцов докладных записок и сейчас вы можете их просто скачать на свой ПК, после чего заменить часть текстовой информации, на свою. Это будет правильно.

Образец в формате WORD, 2020 год

Если вы считаете, что ваших знаний недостаточно, то писать записку не торопимся, читаем статью до конца, запоминаем советы и рекомендации экспертов и применяем их практике.

Хорошо, переходим к практическим вариантам.  

Пример 1: Причина / Сотрудник не выполняет профессиональные обязанности (образец)

Каждый из сотрудников организации имеет закрепленные за ним посредством определенных документов (трудового договора, должностной инструкции) должностные обязанности.

При приеме на работу до сотрудника со стороны нанимателя должна быть донесена информация о перечне задач, которые работник он обязан выполнять в соответствии с подписанным им трудовым договором, а невыполнение обязанностей – прямое нарушение этого договора.

Если сотрудник не выполняет поставленные перед ним задачи или создает преграду для выполнения профессиональных обязанностей своим коллегам, то те, в свою очередь, обязаны проинформировать об этом администрацию предприятия или вышестоящее руководство.

Перед тем, как принять меры к провинившемуся, руководство должно убедиться в неправомерности его действий. Например, последний перестал выходить на работу, на основании этого факта была составлена докладная записка.

Обвиненный сотрудник в объяснительной записке указал, что отсутствует (невыход) по причине задержки выплаты зарплаты на 15 дней, о чем предварительно в письменном виде оповестил руководство. Выйдет на работу он только тогда, когда организация выразит свою готовность выплатить необходимую сумму денег.

При этом действия сотрудника, не выходящего на работу, нельзя назвать неправомерными, так как его право не выходить на работу в случае невыплаты зарплаты регламентировано статьей 142 Трудового кодекса РФ.

Теперь наглядный пример.

Директору ООО «ДомСтрой»Сергееву Сильвестру Павловичуот руководителя отдела продаж

Дмитриева Ивана Андреевича

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что 24.10.2020 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович не выполнил мое требование проконсультировать клиента, желавшего совершить крупную продажу (при этом он являлся единственным не занятым работой сотрудником). Продажа осуществилась только за счет того, что клиента проконсультировал я.

На основании изложенных фактов предлагаю привлечь Иванова И.П. к дисциплинарной ответственности.

Или, более конкретное предложение…

На основании изложенных фактов предлагаю объявить Иванову И.П. строгий выговор.

Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.

24.10.2020 г.

Докладная записка о нарушении правил дисциплины входе трудового процесса – наиболее распространенный тип этого документа. Создаваться он должен в том случае, когда начальство необходимо оповестить о нарушении сотрудником норм поведения и правил рабочего процесса.

Иногда составление такой докладной является необходимостью: например, если сотрудник, производящий контроль за осуществлением трудовой деятельности, должен ежедневно составлять отчет о соблюдении рабочего распорядка.

Если сотрудник нарушил внутренний распорядок (предположим, опоздал на работу), то о его проступке необходимо доложить начальству.

Записка может составляться и инициативно, если рабочий коллектив (или одного и работников) не устраивает поведение кого-то из коллег, которое выражается, например, в пренебрежительном отношении к работе или другим людям.

В любом случае, прежде чем наказать провинившегося сотрудника, руководство должно потребовать с него написание объяснительной записки. Этого требует статья 139 Трудового кодекса.

Директору ООО «ДомСтрой»Сергееву Сильвестру Павловичуот руководителя отдела продаж

Дмитриева Ивана Андреевича

Докладная записка

Источник: https://trudko.ru/content/pravila-normy-sostavlenija-dokladnoj-zapiski-oformljaem-obrazec

Как правильно написать служебную записку – образец и правила оформления

Служебная записка на совещание

При решении рабочих вопросов часто возникает необходимость передать руководству организации важную информацию. В некоторых случаях объяснять ситуацию приходится именно в письменном виде. При составлении служебной записки важно не только достоверно изложить факты, но и грамотно оформить документ.

Основания для составления и цели записок

Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

  • официально предложить внести поправки в план работы;
  • сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
  • донести информацию о сохранности материальных ценностей;
  • информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.

Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.

Важные особенности и формулировки

Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.

При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…».

Электронные служебные записки

С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.

Желательно, чтобы при оформлении документа отправитель использовал свою электронную подпись. Чтобы убедиться, что записка получена и прочитана, нужно запросить уведомление о ее прочтении, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек почтового клиента.

Бланк служебной записки (образец по ГОСТу)

Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:

  • шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
  • наименование документа;
  • дата написания и порядковый номер;
  • описание ситуации, просьба;
  • Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.

Скачать документ бесплатно в Word [28.00 KB]

После этого надо передать документ секретарю и убедиться, что он зарегистрирован как входящая корреспонденция.

Виды служебок

В зависимости от типа служебной записки изменяются и нюансы ее оформления. Чтобы просьба была правильно понята и рассмотрена, их обязательно надо соблюдать.

Директору или руководству предприятия

Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.

На командировку

Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения. Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер. От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.

Согласно Постановлению Правительства РФ No1595, подписанному 29.12.

2014 года, необходимость в составлении командировочных удостоверений, должностного поручения и подробного отчета о проделанной работе отсутствует.

Единственный значимый документ, которым должен сопровождаться отъезд сотрудника в командировку – это служебная записка.

Написанием записки занимается сам сотрудник после возвращения из поездки.

Отзыв из отпуска

Если по производственной необходимости компания вынуждена отозвать сотрудника из отпуска, начальник подразделения составляет служебную записку. В документе должна быть указана причина, по которой отдых работника нужно прервать. Бумага передается руководителю организации, чтобы он подписал ее.

Согласно ч.3 ст. 125 ТК РФ из отпуска запрещено отзывать несовершеннолетних сотрудников, работников, занятых на вредном или опасном производстве и беременных женщин.

Если руководитель компании одобрил служебную записку, требуется обратиться к работнику, чтобы он в письменной форме известил о своем согласии или отказе выйти на работу. В случае отказа, по п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, к сотруднику нельзя предъявлять санкции.

На обучение сотрудников

Если необходимо отправить сотрудника на обучение за счет компании, в служебной записке требуется перечислить его достижения, обосновав, какую выгоду получит организация, повысив компетенцию работника за свой счет. Имеет значение и стоимость обучения.

На совмещение должностей

Составление подобной записки уместно в том случае, если просьба о совмещении вызвана производственной необходимостью и наличием свободной вакансии. Обязательно нужно указать причину, по которой освободилась должность.

На отгул

Под словом «отгул» обычно понимается внеплановый выходной, предоставляемый за часы, отработанные сверхурочно. Перед отгулом работник должен известить руководителя о своем отсутствии на рабочем месте, оформив служебную записку. В противном случае этот день будет засчитан за прогул. Текст документа должен включать просьбу и веские основания для предоставления выходного дня вне очереди.

Корректировка графика неизбежно сопровождается изменением условий труда сотрудников. По этой причине перенос рабочего времени может осуществляться исключительно с согласия работников компании.

При корректировке графика в одностороннем порядке по организационным или технологическим причинам следует известить сотрудника об этом за 2 месяца.

В записке следует указать причину переноса рабочего времени, должность сотрудника, период, в течение которого ему нужно принять решение, последствия согласия или отказа.

Инициатива об изменении графика может исходить и от сотрудника при наличии веских причин, например болезни или необходимости ухаживать за членом семьи. В этом случае к документу нужно приложить справки.

На закупку оборудования

Основная часть записки должна объяснять, почему возникла необходимость закупить новое оборудование. Причины могут быть разными: имеющейся техники недостаточно для работы всех сотрудников или часть оборудования сломалась и не подлежит ремонту. Также следует указать, сколько единиц техники надо приобрести и попросить рассмотреть вопрос о произведении закупки.

О проведении мероприятий

О том, что в стенах организации будет проведено мероприятие, следует заранее сообщить руководству. Важно указать место и время сбора, предполагаемое количество участников, продолжительность, контакты ответственных лиц. Если руководство отказалось подписывать документ, мероприятие должно быть отменено.

На ремонт оборудования

Такой документ обычно составляется сотрудником, который работает с данным оборудованием или несет ответственность за его сохранность.

Записки могут адресоваться как руководству, если требуется выделить деньги на техническое обслуживание, так и ремонтным бригадам, закрепленным за предприятием.

Необходимо рассказать о случившемся, указать, удалось ли выявить причину поломки, побудить к действию (например: «прошу направить в цех ремонтную бригаду»).

На увольнение сотрудника

В этом документе речь идет об увольнении ненужного работника. При этом важно указать основания для принятия такого решения. Важно опираться на положения трудового законодательства, в противном случае записка не будет воспринята всерьез.

Недопустимо предлагать уволить сотрудника, если это решение вызвано личной неприязнью к человеку. Подобный поступок может негативно отразиться на отношении руководства к заявителю.

Это один из самых распространенных типов служебных записок. Документ используется для запроса информации и составляется по следующей схеме:

  • ключевая мысль, формирование запроса;
  • важные детали;
  • итог, напоминающий о сути запроса и дополнительная информация.

При дисциплинарном проступке

Если работник ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, его непосредственный начальник вправе написать руководителю компании служебную записку с целью наказания виновника. В ней перечисляются факты нарушения работником дисциплины. Бумага должна быть составлена безэмоционально и максимально объективно.

О необходимости нового сотрудника

Бумага оформляется, если в одно из подразделений организации нужно принять нового работника. В этом случае начальник подразделения передает служебную записку руководству с указанием объективных причин открытия вакансии.

На сверхурочные работы

При возникновении экстренных ситуаций сотрудников приходится привлекать к работе после окончания смены. Составлением бумаги занимается начальник отдела или смены, адресуя документ руководству компании. В нем указываются причины, по которым появилась необходимость в выполнении сверхурочных работ и список привлеченных лиц.

На списание ТМЦ

Материальные ценности компании подлежат строгому учету, поэтому при необходимости их списания не обойтись без составления служебки. В ней следует указать наименование ТМЦ, инвентарный номер или идентификационный код, единицу измерения и количество, балансовую стоимость, а также причину списания.

Срок хранения служебной записки

Источник: https://trud.guru/dokumenty/sluzhebnaya-zapiska.html

В чем разница? служебные, докладные и объяснительные записки

Служебная записка на совещание

Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса.

На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить.

Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

Чем отличаются служебная, докладная и объяснительная записка

Докладная записка

Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.

Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

  • Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
  • Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
  • Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

Что писать в содержании:Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.

3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Пример докладной записки

Служебная записка

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.

Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения. По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.

Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Образец служебной записки

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

https://www.youtube.com/watch?v=Zvds3bTbfGM

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Образец объяснительной записки

Как оформлять записки

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.

Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково. Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

  • Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
  • Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
  • Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
  • Дата написания
  • ФИО, должность составителя, его подпись.

В чем разница?

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/v-chem-raznica-slujebnye-dokladnye-i-obiasnitelnye-zapiski-5c78ebcba71ea800b38e6103

Служебная записка: образцы, виды и правила написания на 2020 год

Служебная записка на совещание

В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста.

Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом.

Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.

Терминология

Важно! Следует иметь ввиду, что:

  • Каждый случай уникален и индивидуален.
  • Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.

Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:

  • Воспользоваться онлайн чатом в нижнем углу экрана.
  • Позвонить:
    • Федеральный номер: +7 (800) 511-86-74

В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке. Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме. Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.

Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ.

Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

  • о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
  • об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
  • об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
  • о возражении в отношении его действий или намерений;
  • об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
  • о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги.

Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании

Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Разница между докладной и запиской

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:

Вид документаАдресат
Служебная запискаЧлен коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник». Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределамиЧаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством.
Докладная внутренняяАдресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальствуМожет носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.
Докладная внешняяВ адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проектОбычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить.

Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.

Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам.

Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  • избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  • решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
  • разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования.

Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с образцом.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах.

Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении.

Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.

Оформление служебной записки

Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

  1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
  2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
  3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
  4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
  5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
  6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.

Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.

Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие. Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов.

Источник: https://viplawyer.ru/sluzhebnaya-zapiska/

Служебная записка

Служебная записка на совещание

Служебная записка предназначена исключительно для переписки между сотрудниками внутри одной организации.

Такой документ не может содержать каких-либо прямых указаний или приказов и служит только для освещения текущих рабочих вопросов.

В некоторых случаях такая записка может служить побуждением к действию, но так как этот документ в основном используется между сотрудниками, имеющим равнозначный статус, подобная информация не может рассматриваться в качестве обязательной к исполнению.

Цели и применение служебной записки

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Служебные записки являются элементом внутреннего документооборота и служат для оперативного решения определенных текущих задач и более эффективной их реализации.

Составитель такой записки с ее помощью может:

  • уведомить о какой-то проблеме соответствующее должностное лицо;
  • согласовать с другими сотрудниками план действий или выполнение работ;
  • внести свои предложения;
  • попросить помощи в решении некоторых вопросов.

Перед тем, как писать служебную записку, нужно предусмотреть возможные последствия.

Несмотря на то, что этот документ на практике может не восприниматься в серьез адресатом (и тем более – руководством), иногда такая просьба о помощи в некоторых вопросах может расцениваться как некомпетентность сотрудника.

С другой стороны, в сложных ситуациях, которые невозможно разрешить самостоятельно, составитель записки впоследствии сможет доказать, что он приложил все возможные усилия для урегулирования проблемы.

Например, бригадир мебельной фабрики в служебной записке просит у ответственного за хозяйство и инвентарь лица купить новый инструмент по причине выходя из строя старого.

Если такое требование будет проигнорировано – факт наличия такой записки поможет бригадиру доказать, что срыв сроков выполнения срочного заказа произошел не по его вине, а в связи с отсутствием ресурсов (в данном случае – инструмента).

Но такая записка не обязательно содержит какие-то просьбы или требования: на больших предприятиях часто составляется служебная записка на премирование сотрудника, образец которой у каждой организации – свой собственный. Кстати, правила составления служебной документации никак не регламентируют форму составления служебной записки.

Таким образом, этот документ является средством коммуникации между сотрудниками одного отдела или между несколькими равнозначными подразделениями. Но при составлении такого документа следует учитывать, что он должен быть отправлен сотрудникам на имя лица, которое в иерархической системе организации занимает равнозначную должность.

Как писать служебную записку

[ads-pc-3] [ads-mob-3] Оформление служебной записки не требует соблюдения строгих правил, так как документ не имеет никакой юридической силы и не представляет ценности для лиц, не имеющих отношения к организации.

Тем не менее, при составлении следует хотя бы примерно соблюдать следующую структуру:

  • указание должности и фамилии адресата в шапке в дательном падеже («кому»);
  • текст, который состоит из двух частей: описание проблемы и конкретные просьбы, которые поспособствуют решению;
  • данные составителя (должность, Ф.И.О. и подпись с расшифровкой).

При составлении служебной записки образец стандартного вида использовать можно в любой ситуации: в большинстве случаев такой документ не требует особых полей для описания конкретных ситуаций.

Нюансы

Казалось бы, при составлении такого документа никаких «подводных камней» быть не может, но с учетом того, что документооборот современных предприятий постепенно переводится в электронный вид, служебная записка в электронной форме требует детального рассмотрения, так как в данном случае есть свои нюансы.

Для простой и электронной служебной записки пример написания текста будет одинаковым. Различия будут заключаться в оформлении и отправке. Обычно на предприятиях, сотрудники которых давно пользуются электронной почтой для отправки внутренней корреспонденции, каждый сотрудник с доступом к электронной почте пользуется своими шаблонами, содержащими его подпись.

Форма служебной записки в этом случае может не требовать ввода подписи и своих данных вручную, так как сотрудник может использовать заданную шаблоном автоподпись.

Также при отправке электронного письма отпадает необходимость в оформлении «шапки», так как письмо отправляется на адрес электронной почты конкретного должностного лица, и записка всегда дойдет до адресата.

Служебная записка образец

Шаблон служебной записки скачать, Word.

Служебная записка пример (отсутствие сотрудника), скачать в формате Word.

Служебная записка пример написания о необходимости приобретения деталей.

Источник: https://blankionline.ru/doc/sluzhebnaya-zapiska.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.